Datenschutzerklärung

1. Wer für Ihre Daten verantwortlich ist

Verantwortlich ist Krystian Pelczarski, Inhaber des Einzelunternehmens Meble kuchenne z pasją Krystian Pelczarski, ul. Berlińska 40, 58‑500 Jelenia Góra, Polen, NIP (polnische Steuernummer) 6112515161. Kontakt: info@kuchniezpasja.pl oder +48 604 923 443.

2. Welche Daten wir wofür nutzen

Wir verarbeiten Kontaktdaten, Korrespondenz, Anhänge und Auftragsinformationen, um Anfragen zu beantworten, Angebote zu erstellen und Leistungen zu organisieren. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Pflichtangaben im Formular benötigen wir zur Beantwortung, weitere Angaben sind freiwillig.

Technische Daten wie IP‑Adresse und Browserinformationen dienen dem Betrieb und Schutz der Website. Sicherheit und Organisation der Kundenbetreuung beruhen auf unserem berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Cloudflare Turnstile schützt das Kontaktformular.

Mitarbeiteranmeldungen schützen wir durch Versuchszähler, die mit Hashwerten der IP‑Adresse und der eingegebenen E‑Mail-Adresse verknüpft sind. Diese Einträge löschen wir beim nächsten Anmeldeversuch, sobald seit Beginn des Zeitfensters 30 Minuten vergangen sind.

3. Browsereinstellungen, Karten und Anzeigenmessung

Wir verwenden keine Analysewerkzeuge. Wir speichern Ihre Sprachwahl und Datenschutzentscheidungen, damit die Website Ihren Einstellungen entsprechend funktioniert. Das Sprach-Cookie läuft nach einem Jahr ab. Lokale Einstellungen können Sie im Browser löschen.

Google Maps wird erst mit Ihrer Einwilligung aktiviert (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Google kann dabei technische Daten und die Kennung eines angemeldeten Kontos erhalten. Die Einwilligung können Sie über „Einwilligungen verwalten“ in der Fußzeile widerrufen. Links zu Facebook, Instagram und WhatsApp führen zu Diensten mit eigenen Datenschutzregeln.

Willigen Sie in die Anzeigenmessung ein, laden wir das Conversion-Tag von Google Ads (Google Ireland Limited). Google speichert dann Cookies, zum Beispiel _gcl_au und _gcl_aw, und erhält die Information, dass nach einem Klick auf unsere Anzeige das Kontaktformular gesendet oder die Telefonnummer angeklickt wurde, zusammen mit technischen Daten wie IP‑Adresse, Browserdaten und der Kennung des Anzeigenklicks.

Den Inhalt des Formulars und Ihre Kontaktdaten übermitteln wir nicht an Google. Remarketing und personalisierte Werbung nutzen wir nicht. Die Messung zeigt uns, welche Anzeigen zu Anfragen führen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Google verarbeitet diese Daten auch als eigenständig Verantwortlicher nach seiner eigenen Datenschutzerklärung. Sie können die Einwilligung über „Einwilligungen verwalten“ in der Fußzeile widerrufen. Dann löschen wir die Mess-Cookies auf unserer Domain.

4. Wer Daten erhält

Neue Anfragen erhalten die Mitarbeiter unseres Betreuungsteams als Kopie in ihre eingerichteten Postfächer. Schreiben Sie an die E‑Mail-Adresse einer bestimmten Person oder betreut Sie bereits eine Person, geht Ihre Nachricht nur an diese Person.

Nach der Zuweisung werden weitere Nachrichten und Anhänge an die Postfächer der zuständigen Person weitergeleitet. Hat sie E‑Mail-Kopien ausgeschaltet oder ist sie nicht mehr für uns tätig, erhalten die übrigen Mitarbeiter die Kopie. Berechtigte Mitarbeiter können den Verlauf weiterhin im internen Bereich einsehen. Bei einem Zuständigkeitswechsel erhält die neu zuständige Person die weiteren Nachrichten.

Die Administration verwaltet die Mitarbeiterpostfächer. Kopien werden von den Anbietern dieser Postfächer verarbeitet.

Planen wir mit Ihnen einen Termin (Beratung, Aufmaß, Lieferung oder Montage), kann die zuständige Person eine E‑Mail-Erinnerung in ihr Postfach erhalten. Sie enthält die Termindaten sowie Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten, den Ort und die für den Termin nötigen Notizen. Erinnerungen versenden wir über Resend, verarbeitet werden sie von den Anbietern der Mitarbeiterpostfächer.

Daten erhalten die zuständigen Mitarbeiter und unsere Dienstleister: Cloudflare (Website, Sicherheit und Datenspeicherung), Resend (E‑Mails und Anhänge), Google (Karten, Anzeigenmessung mit Einwilligung sowie Gmail-Postfächer von Mitarbeitern) und KI‑Dienstleister (Schutz und Übersetzung der E‑Mail-Kommunikation).

Der KI‑Spamfilter prüft Absender und Antwortadresse, Betreff, Nachrichtentext und die Dateitypen von Anhängen, nicht aber die Dateien selbst. Er arbeitet mit Zero Data Retention (ZDR): Der KI‑Anbieter speichert die geprüften Inhalte nicht und verwendet sie nicht zum Modelltraining. ZDR umfasst keine technischen oder Abrechnungsmetadaten.

Nachrichten, die der Filter eindeutig als Spam oder Betrug einstuft, werden verworfen und nicht im Bearbeitungssystem gespeichert. Nachrichten mit sehr langem Text (mehr als 20.000 Zeichen, bei nicht lateinischen Schriften entsprechend weniger) verwerfen wir ohne Analyse. Längere Dokumente senden Sie uns bitte als Anhang. Erhalten Sie keine Antwort, erreichen Sie uns auch telefonisch oder über das Kontaktformular.

Ist der Filter gestört, bearbeiten wir die Nachricht ohne diese Analyse, damit keine Korrespondenz verloren geht.

Auf Wunsch eines Mitarbeiters übersetzt ein KI‑Dienst auch Betreff und Text einer Nachricht oder eines Antwortentwurfs, unter denselben ZDR-Bedingungen und ohne Anhänge. Dies dient der Bearbeitung der Korrespondenz, und Mitarbeiter prüfen die Übersetzung vor dem Versand. Die Übersetzungsvorschau wird nicht gesondert in unserer Datenbank gespeichert.

Dienstleister können Daten außerhalb des EWR, einschließlich der USA, verarbeiten. Für Übermittlungen gelten geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln oder das EU‑US Data Privacy Framework, soweit anwendbar. Informationen zu den Garantien erhalten Sie auf Anfrage.

5. Wie lange Daten gespeichert werden

• Anfragen und Korrespondenz im Bearbeitungssystem: grundsätzlich 730 Tage ab Anlage des Vorgangs.
• Termindaten: ohne automatische Löschung. Wir löschen Einträge manuell, wenn sie für die Arbeitsorganisation oder die Wahrung von Rechtsansprüchen nicht mehr benötigt werden.
• Postfachkopien und Terminerinnerungen: bis zu 24 Monate nach dem letzten Kontakt. E‑Mail-Daten bei Resend: standardmäßig 30 Tage.
• Technische Cloudflare-Protokolle: bis zu 7 Tage. Datenschutzeinstellungen im Browser: bis zur Änderung oder Löschung.
• Cookies der Google-Ads-Anzeigenmessung: bis zu 90 Tage oder bis zum Widerruf der Einwilligung.

Nach der Löschung eines Vorgangs behalten wir ausschließlich inhaltsfreie technische Nachrichtenkennungen, solange eine erneute Übernahme aus dem E‑Mail-Dienst möglich ist. Sie verhindern, dass gelöschte Korrespondenz wieder angelegt wird. Namen, Adressen und Nachrichtentexte werden darin nicht gespeichert.

Gesetzliche Pflichten oder die Wahrung von Rechtsansprüchen können eine längere Aufbewahrung erfordern.

6. Ihre Rechte

Nach Maßgabe der DSGVO haben Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit. Sie können der Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen widersprechen und eine Einwilligung für die Zukunft widerrufen. Schreiben Sie uns. Grundsätzlich antworten wir innerhalb eines Monats.

Sie können sich bei der zuständigen polnischen Aufsichtsbehörde beschweren, dem Präsidenten des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (UODO, ul. Stawki 2, 00‑193 Warschau, Polen), oder bei der Aufsichtsbehörde in Ihrem EU‑Wohnsitzstaat (Art. 77 DSGVO). Wir nutzen kein Profiling und keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung auf Personen.