Polityka prywatności

1. Kto odpowiada za dane

Administratorem jest Krystian Pelczarski, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą Meble kuchenne z pasją Krystian Pelczarski, ul. Berlińska 40, 58‑500 Jelenia Góra, NIP 6112515161. Kontakt: info@kuchniezpasja.pl lub +48 604 923 443.

2. Jakie dane i po co przetwarzamy

Używamy danych kontaktowych, korespondencji, załączników i informacji o zleceniu, aby odpowiedzieć na zapytanie, przygotować ofertę i zorganizować usługę. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane wymagane w formularzu są potrzebne do odpowiedzi, a pozostałe podajesz dobrowolnie.

Dane techniczne, w tym adres IP i informacje o przeglądarce, służą działaniu i ochronie strony. Bezpieczeństwo oraz organizacja obsługi klientów opierają się na naszym uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Formularz chroni Cloudflare Turnstile.

Logowanie pracowników chronimy licznikami prób powiązanymi ze skrótami adresu IP i podanego adresu e‑mail. Wpisy te usuwamy przy kolejnej próbie logowania po upływie 30 minut od początku okna limitu.

3. Ustawienia przeglądarki, mapy i pomiar reklam

Nie używamy narzędzi analitycznych. Zapamiętujemy wybrany język i decyzje dotyczące prywatności, aby strona działała zgodnie z Twoimi ustawieniami. Cookie języka wygasa po roku, a ustawienia lokalne możesz usunąć w przeglądarce.

Google Maps włącza się dopiero za Twoją zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Google może wtedy otrzymać dane techniczne i identyfikator zalogowanego konta. Zgodę możesz wycofać przez „Zarządzaj zgodami” w stopce. Linki do Facebooka, Instagrama i WhatsApp prowadzą do usług objętych zasadami ich dostawców.

Jeśli zgodzisz się na pomiar reklam, ładujemy tag konwersji Google Ads (Google Ireland Limited). Google zapisuje wtedy pliki cookie, na przykład _gcl_au i _gcl_aw, i otrzymuje informację, że po kliknięciu naszej reklamy wysłano formularz kontaktowy lub kliknięto numer telefonu, wraz z danymi technicznymi, takimi jak adres IP, dane przeglądarki i identyfikator kliknięcia reklamy.

Nie przekazujemy Google treści formularza ani Twoich danych kontaktowych. Nie stosujemy remarketingu ani personalizacji reklam. Pomiar służy ocenie, które reklamy prowadzą do zapytań. Podstawą jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Google przetwarza te dane także jako odrębny administrator, zgodnie z własną polityką prywatności. Zgodę możesz wycofać przez „Zarządzaj zgodami” w stopce, a wtedy usuwamy pliki cookie pomiaru z naszej domeny.

4. Kto otrzymuje dane

Nowe zapytania trafiają jako kopie na skonfigurowane skrzynki pracowników zespołu obsługi. Jeśli piszesz na adres e‑mail konkretnej osoby albo jedna osoba już prowadzi Twoje sprawy, wiadomość trafia tylko do niej.

Po przypisaniu sprawy kolejne wiadomości i załączniki przesyłamy na skrzynki jej opiekuna. Jeśli opiekun wyłączył kopie albo już z nami nie pracuje, kopię otrzymują pozostali pracownicy. Upoważnieni pracownicy nadal mają dostęp do historii w panelu. Zmiana opiekuna zmienia odbiorcę dalszych wiadomości.

Skrzynkami pracowników zarządza administracja panelu. Kopie obsługują dostawcy tych skrzynek pocztowych.

Gdy zaplanujemy z Tobą termin w terminarzu (konsultację, pomiar, dostawę lub montaż), przypisany pracownik może otrzymać e‑mailowe przypomnienie na swoją skrzynkę. Zawiera ono dane terminu oraz Twoje imię i nazwisko, dane kontaktowe, miejsce i notatki potrzebne do jego realizacji. Przypomnienia wysyłamy przez Resend, a obsługują je dostawcy skrzynek pracowników.

Dane są dostępne wyznaczonym pracownikom oraz dostawcom naszych usług: Cloudflare (strona, bezpieczeństwo i przechowywanie danych), Resend (poczta i załączniki), Google (mapy, pomiar reklam za zgodą i skrzynki Gmail pracowników) oraz dostawcom usług AI (ochrona poczty i tłumaczenie korespondencji).

Filtr antyspamowy AI sprawdza nadawcę i adres do odpowiedzi, temat, tekst wiadomości oraz typy załączników, bez samych plików. Działa w trybie zerowej retencji danych (Zero Data Retention, ZDR): dostawca AI nie przechowuje sprawdzanych treści i nie używa ich do trenowania modeli. ZDR nie obejmuje metadanych technicznych i rozliczeniowych.

Wiadomości, które filtr jednoznacznie uzna za spam lub oszustwo, odrzucamy bez zapisywania w systemie obsługi. Wiadomości z bardzo długą treścią (ponad 20 000 znaków, a w alfabetach niełacińskich odpowiednio mniej) odrzucamy bez analizy, dlatego dłuższe dokumenty prosimy przesyłać jako załącznik. Jeśli nie otrzymasz odpowiedzi, skontaktuj się z nami telefonicznie lub przez formularz.

Gdy filtr jest niedostępny, obsługujemy wiadomość bez tej analizy, aby nie utracić korespondencji.

Na prośbę naszego pracownika narzędzie AI tłumaczy także temat i treść wiadomości lub szkicu odpowiedzi, na tych samych zasadach ZDR i bez załączników. Tłumaczenie służy obsłudze korespondencji, a pracownik sprawdza je przed wysłaniem. Podglądu tłumaczenia nie zapisujemy osobno w naszej bazie.

Dostawcy mogą przetwarzać dane poza EOG, w tym w USA. Transfery podlegają odpowiednim zabezpieczeniom, takim jak standardowe klauzule umowne lub EU‑US Data Privacy Framework, gdy ma zastosowanie. Informacje o zabezpieczeniach możesz uzyskać, pisząc do nas.

5. Jak długo przechowujemy dane

• Zapytania i korespondencja w systemie obsługi: zasadniczo 730 dni od utworzenia sprawy.
• Dane terminów: bez automatycznego usuwania. Wpisy usuwamy ręcznie, gdy nie są już potrzebne do organizacji pracy lub ochrony roszczeń.
• Kopie i przypomnienia w skrzynkach: do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu. Dane pocztowe w Resend: standardowo 30 dni.
• Logi techniczne Cloudflare: do 7 dni. Ustawienia prywatności w przeglądarce: do zmiany lub usunięcia.
• Pliki cookie pomiaru reklam Google Ads: do 90 dni lub do wycofania zgody.

Po usunięciu sprawy zachowujemy wyłącznie beztreściowe identyfikatory techniczne wiadomości tak długo, jak możliwy jest ponowny import z usługi pocztowej. Zapobiegają odtworzeniu usuniętej korespondencji i nie zawierają nazwisk, adresów ani treści wiadomości.

Dłuższe przechowywanie może wynikać z obowiązków prawnych lub potrzeby ochrony roszczeń.

6. Twoje prawa

Na zasadach RODO możesz żądać dostępu do danych, ich poprawienia, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przeniesienia. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie oraz wycofać zgodę na przyszłość. Napisz do nas, a zasadniczo odpowiemy w ciągu miesiąca.

Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO, ul. Stawki 2, 00‑193 Warszawa) lub do organu nadzorczego w państwie UE, w którym mieszkasz (art. 77 RODO). Nie stosujemy profilowania ani zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki dla osoby.